Quantas vezes você que tem um comércio já percebeu uma divergência entre a encomenda feita e o produto recebido? Inúmeras, não é mesmo? Essas inconsistências realmente acontecem; muitas vezes o pedido feito não é exatamente aquele que vem na nota de pré-entrada.
Você se identificou com esse problema? Gostaria de saber como resolver essas inconsistências de forma simples e eficaz? Então leia este artigo, que temos a solução para seu negócio.
Pré-Entrada: o que é?
A Pré-Entrada é um processo realizado no sistema ERP da empresa que analisa o produto recebido em relação ao pedido feito. Ela detecta divergências que podem ocorrer entre o que foi solicitado no pedido e o que foi enviado na nota de entrada.
A Pré-Entrada em um sistema ERP desempenha um papel importante na detecção e prevenção de inconsistências entre o pedido feito e a mercadoria entregue. Ela verifica os dados do pedido, valida a disponibilidade de estoque, confere a mercadoria recebida e aplica regras de validação personalizadas para garantir a consistência e a conformidade entre as informações do pedido e a mercadoria entregue. Isso ajuda a evitar erros, minimizar o trabalho e melhorar a eficiência do processo de compra com fornecedores.
Como a Pré-Entrada pode me ajudar ?
A Pré-Entrada em um sistema ERP pode desempenhar um papel importante na detecção e prevenção de inconsistências entre o pedido feito e a mercadoria entregue. Aqui estão algumas maneiras pelas quais a Pré-Entrada pode ajudar nesse sentido:
- Verificação dos dados do pedido. Na Pré-Entrada, revisamos os dados do pedido para garantir que eles estejam corretos e contenham todas as informações necessárias.
- Isso inclui verificar os dados do produto, quantidades solicitadas, preços, datas de entrega, entre outros detalhes. Ao identificar quaisquer inconsistências ou erros nos dados do pedido, a Pré-Entrada permite que eles sejam corrigidos antes que o pedido seja confirmado e processado.
- Validação de estoque. A Pré-Entrada pode incluir uma verificação de disponibilidade de estoque. Isso envolve verificar se os produtos solicitados estão em estoque ou se há quantidade suficiente para atender ao pedido. Se houver divergência entre o estoque disponível e a quantidade solicitada, a Pré-Entrada pode emitir um alerta para que sejam tomadas medidas adequadas, como ajustar a quantidade do pedido, solicitar reposição de estoque ou informar o cliente sobre possíveis atrasos.
- Conferência da mercadoria recebida. Essa é a principal funcionalidade da Pré-Entrada. Após a entrega da mercadoria, esse recurso pode ser usado para comparar os itens recebidos com o pedido original. A Pré-Entrada verifica se os produtos entregues correspondem aos itens pedidos, às suas quantidades e características. O Sistema Concretize sinaliza qualquer divergência para tomar medidas adequadas, como devolução, substituição ou ajuste do pedido.
Que problemas posso ter se não utilizar a Pré-Entrada?
É importantíssimo garantir que haja identidade entre o pedido recebido e a nota fiscal. Caso ocorram divergências, você pode ter algumas dores de cabeça, como:
Inconsistências de estoque
- Se a quantidade de produtos registrada na nota fiscal for diferente da quantidade solicitada no pedido, isso pode levar a problemas de controle de estoque. Pode ocorrer a falta de produtos que foram pedidos, resultando em atrasos nas vendas e na insatisfação dos clientes. Ou, por outro lado, pode haver um excesso de produtos em relação ao pedido, o que pode ocupar um espaço desnecessário no estoque e causar problemas de armazenamento, além de ocasionar a perda dos produtos, se forem perecíveis.
Erros de precificação
- Erros de precificação. Se os preços dos produtos na nota fiscal divergirem dos preços acordados no pedido, isso pode resultar em problemas de precificação. Você pode estar sendo cobrado indevidamente, para mais ou para menos. Os erros de precificação podem afetar negativamente a margem de lucro do comércio.
Atrasos no processo de pagamento
- Se a nota fiscal contiver informações diferentes das do pedido, como número de itens ou valores, isso pode levar a atrasos no processo de pagamento. O departamento financeiro pode precisar investigar as discrepâncias, entrar em contato com fornecedores e resolver o problema antes de efetuar o pagamento. Isso pode resultar em atrasos nos pagamentos, o que pode prejudicar o relacionamento com o fornecedor. Processo esse que não ocorre se você utilizar a Pré-Entrada, otimizando o seu precioso tempo.
Desafios na conciliação de registros.
- A existência de divergências entre o pedido e a nota fiscal pode dificultar a conciliação dos registros contábeis e financeiros. Os registros de vendas e receitas podem não corresponder às informações registradas nas notas fiscais. Isso pode levar a problemas de reconciliação contábil e dificultar o fechamento dos livros contábeis de forma precisa e eficiente.
Custos adicionais.
- Se ocorrerem divergências entre o pedido e a nota fiscal, podem ser necessárias ações corretivas, como devoluções, substituições ou ajustes no pedido. Essas ações com certeza envolverão custos adicionais, como despesas de transporte ou tempo e esforço da equipe para resolver os problemas.
Como o Sistema Concretize pode me ajudar com a Pré-Entrada?
Se você deseja evitar todos esses problemas desagradáveis que tanto podem prejudicá-lo, temos uma boa notícia: a Concretize Sistemas tem a solução ideal para o seu negócio.
Nosso software ERP contém a ferramenta de Pré-Entrada, que, uma vez utilizada, permite que qualquer discrepância entre mercadorias e notas seja evidenciada e, por conseguinte, corrigida a tempo.
Não há razão para continuar com esses incômodos advindos de problemas entre pedidos feitos e mercadorias entregues. O Sistema Concretize evita seus problemas.
Como começar a usar esta ferramenta?
Em nosso sistema ERP, executamos a ferramenta de Pré-Entrada. Seguindo as devidas instruções, concedendo as permissões necessárias e selecionando os produtos desejados, você terá essa funcionalidade operando em seu negócio e otimizando seu tempo e dinheiro!
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